50.04 - Verifying Employment Eligibility for New Employees
Owner:
- Position: Director of Human Resources
- Email: hr@rockmark.net
Last updated: July 01, 2020
A. General. 1986年的移民改革和控制法要求大学证明就业资格. 新员工在接受正式录用后，必须尽快到人力资源部报到, but no later than the first day of employment. 将提供非现场地点的其他安排. [rev. 2-08, 7-20]
B. Legal Requirements.
B-1. Form I-9 Actions Required and Effective Date. 365滚球官网必须核实所有在11月6日之后聘用的员工的身份，并确认他们有资格在美国工作, 1986, 使用美国公民及移民服务局(USCIS)(以前的INS)表格I-9. [ed. 2-08]
B-2. I-9表格必须由雇员在雇佣的第一天或之前填写, 否则，UI可能会对每名员工处以1000美元或更多的罚款. 员工必须在入职第一天向HR报到, or to an HR approved representative to complete I-9. 365滚球官网使用E-verify来验证在美国工作的资格，并遵循概述的规章制度. 大学将遵循联邦要求和程序，使用M-274雇主手册:填写I-9表格指南来验证资格. 雇员需要提供I-9表格中描述的原始文件，以确定身份和就业授权. [add. 7-20]
C. Procedures.
C-1. Offer Letters. 批准的员工录用信可以在人力资源网页上找到，并包含适当的附带语言. 批准的教职员工录取通知书是从教务长办公室获得的. [rev. 7-20]
C-2. Initial Verification. On the new employee's first day at work the department, 主管必须确保新员工去人力资源部完成表格I-9的验证. [ed. 2-08, rev. 7-20]
a. Exception for off-campus employees. 因为对于在莫斯科以外地区工作的员工来说，第一天上班就去莫斯科是不现实的, 人力资源在这些地点指定的授权I-9代表需要为新员工完成I-9表格验证. [rev. 7-20]
1. HR指定的授权I-9代表必须获得并立即将I-9表格连同所需文件和其他新员工文件传真至HR (208) 885-3602. [rev. 2-08, 7-20]
2. Once confirmation is received from HR, HR指定的授权I-9代表必须在当天将I-9表格原件连同所需文件和其他新员工文件原件邮寄给HR. 保留表格I-9的副本，直到HR确认收到原件. 使用适当的程序销毁所有副本，以保护员工的机密信息. [rev. 2-08, 7-20]
3. 人力资源部门指定的授权I-9代表可以联系人力资源部门，以帮助建立一致的处理新员工的程序. [rev. 7-20]
b. Within the required timeframe:
1. 人力资源部将核实身份和就业资格是否有适当的文件记录，并存档有效的I-9表格. [ed. 2-08]
2. 如果在员工开始工作后的第三个工作日结束时，有效的I-9表格还没有在人力资源部存档, 招聘管理员必须通知员工，必须立即暂停雇佣，并按照联邦法律处理. [ed. 2-08, rev. 7-20]
3. If, after following all E-Verify procedures, identity and work eligibility has not been confirmed, 招聘管理员必须通知员工，雇佣关系将立即终止，并按照联邦法律处理. [add. 2-08, rev. 7-20]
4. 雇用管理员有责任确保进入EPAF以生效任命和终止, if necessary. In the event of termination, 根据联邦法律，招聘管理员必须立即通知员工终止雇佣关系. [rev. 7-20]
C-3. Ongoing monitoring.
a. 最初的I-9表格文件在指定时间内有效的雇员有责任重新验证他们的就业资格. 人力资源部将监控这些员工的持续就业资格状态. [ed. 2-08]
b. 如果员工有临时雇佣资格，不重新验证资格, HR will immediately notify the departmental administrator.
c. Once notified, 部门管理员有责任终止在美国从“合格工作”状态变为“不合格工作”状态的雇员的雇佣，并立即通知该雇员这一行动.
D. Information. 请致电就业服务处(208)885-3728了解有关新员工就业验证要求的更多信息.
D-1. Penalties for Non-compliance. 按照责任先问责的原则, 对大学因不遵守1986年移民改革和控制法而受到的任何处罚的经济责任, which result from failure to adhere to these procedures, 应由导致违规行为的管理单位负责.
D-2. Procedures May Change. These procedures may change. Changes are announced by HR as necessary.